Les bordereaux de livraison sont un morceau de papier ou un autre matériau qui est collé à l’extérieur d’un colis avec les informations et les données nécessaires pour qu’il arrive à destination. Si vous vous apprêtez à effectuer vos premiers envois ou si vous souhaitez améliorer le processus de livraison, nous vous proposons ce guide pour dissiper vos doutes.
Pouvez-vous imaginer acheter quelque chose et le faire livrer dans une autre partie du pays ? Vous allez certainement contacter le service clientèle de la marque où vous avez effectué votre achat pour résoudre ce problème.
Les étiquettes pour la livraison de colis sont un élément important dans les livraisons à domicile, car les informations qu’elles contiennent garantissent que le colis arrivera bien à destination.
Dans cet article, nous allons parler en détail des bordereaux de livraison : ce qu’elles sont, comment elles fonctionnent et quels sont leurs éléments et formats, y compris comment faire des étiquettes pour les envois de votre marque. Restez jusqu’à la fin !
Qu’est-ce qu’un bordereau de livraison ?
Les bordereaux de livraison ou étiquettes de colis sont un format utilisé pour indiquer la destination et le départ d’un colis.
Ces données sont placées sur l’emballage – boîte en carton ou en bois, enveloppe, sac, etc. – et servent à protéger le produit afin que le livreur puisse traiter et gérer l’envoi.
Les données figurant dans tout format de bordereau de livraison sont les suivantes : nom, rue et hauteur de l’adresse, étage, département ou quartier, code postal (CP), ville et pays du destinataire – la personne qui reçoit le colis – et de l’expéditeur – la personne physique ou morale qui envoie le colis -.
En outre, les entreprises de transport de colis ajoutent d’autres données telles que le code de suivi, le poids ou le poids volumétrique, le code d’acheminement, le mode d’expédition, etc. afin de faciliter la manutention et le suivi des colis.
Il convient donc de préciser que les étiquettes sont uniques, car les données et les codes qu’elles contiennent sont spécifiques à chaque colis.
Ainsi, les entrepreneurs et les marques qui proposent des livraisons à domicile doivent créer une étiquette pour chaque envoi de colis. En d’autres termes, si une commande de plusieurs produits est expédiée séparément, elle comportera autant d’étiquettes que de colis.
Pour en savoir un peu plus sur le fonctionnement des bordereaux de livraison, nous vous présentons la structure ou le format le plus courant.
Éléments d’un bordereau de livraison
- Nom de l’entreprise
- Rue
- Hauteur de l’adresse
- Étage, appartement ou quartier
- CODE POSTAL
- Ville
- Pays
- Code de suivi
- Poids ou poids volumétrique
- Code d’acheminement
- Mode d’expédition (standard, express, le jour même, click and collect, etc.)
Remarque : les bordereaux de livraison comportent le nom et l’adresse du destinataire et de l’expéditeur, car le destinataire est l’endroit où le colis est adressé, mais si le colis ne peut pas être livré, vos données seront utilisées pour renvoyer le colis à l’expéditeur.
Comment créer des bordereaux de livraison ?
Il existe différentes manières d’envoyer des colis ou des marchandises à une adresse personnelle. Pour savoir comment créer un bordereau de livraison, vous devez tenir compte des points suivants :
- Recueillir les données du client.
- Vérifier que les données sont correctes.
- Tenir compte des exigences de l’entreprise ou de la société de transport de colis qui effectuera l’envoi.
- Remplir les détails de l’envoi.
- Imprimer l’étiquette deux fois.
- Examinons maintenant chacune de ces étapes en détail.
1. Recueillir les coordonnées du client
L’étape la plus importante pour une livraison réussie est de disposer de toutes les données de la personne qui a effectué un achat dans votre boutique en ligne. Ces données sont les suivantes
- Le nom
- Adresse (rue, hauteur, code postal, ville, pays)
- Téléphone ou numéro de contact
- Adresse électronique
- Références de l’adresse
La manière la plus courante et la plus efficace d’obtenir ces informations dans une boutique en ligne est de remplir un formulaire lors de la validation de l’achat. Ainsi, c’est vous ou la personne chargée de gérer le commerce électronique de votre marque qui effectuera l’envoi et générera le guide d’expédition avec le colis ou le groupage avec lequel vous travaillez.
Si vous disposez de votre propre flotte de livreurs, vous pouvez ajouter le colis à l’itinéraire d’expédition.
2. Vérifier que les données sont correctes.
La vérification ou la corroboration des données est essentielle pour la livraison de produits à domicile. Cette étape peut être réalisée par des processus automatisés tels que l’envoi d’un courriel ou d’un message WhatsApp au client.
Il est préférable de le faire dans les premières minutes qui suivent l’achat et avant de générer la lettre de voiture, afin d’avoir la possibilité de procéder à des ajustements ou à des changements éventuels.
3. Tenez compte des exigences de l’entreprise ou de la société de transport de colis qui effectuera l’envoi.
Étant donné qu’il existe différentes manières d’expédier des colis – colis, groupeurs de colis, sociétés de logistique du dernier kilomètre, votre propre flotte avec les chauffeurs-livreurs de votre entreprise, ramassage en magasin ou « click and collect », et fulfilment – les exigences peuvent varier en fonction du fournisseur de services d’expédition que vous avez choisi.
4. Compléter les détails de l’expédition
Lorsque vous connaissez les détails, les spécifications ou le format d’expédition du colis que vous allez utiliser, nous vous recommandons de compléter les données lors de la création de votre lettre de voiture sur la plateforme de votre transporteur de colis ou de votre groupeur.
5. Imprimer l’étiquette deux fois
La plupart des entreprises de transport de colis et de logistique demandent que l’étiquette soit apposée sur l’emballage de la commande pour en faciliter le traitement. Cependant, ils demandent également qu’une étiquette ou un guide supplémentaire soit ajouté à l’intérieur du colis.
Cela s’avère utile lorsque l’étiquette extérieure est endommagée, car les livreurs n’ont qu’à ouvrir le colis, scanner l’étiquette à l’intérieur, qui contient les mêmes données que celles figurant sur l’emballage, et la commande est acheminée sans encombre.
Les étiquettes peuvent être imprimées sur des feuilles de papier et vous pouvez utiliser une doublure en plastique ou du ruban adhésif pour les protéger de l’eau et d’autres éléments extérieurs susceptibles de les user.
Conseil : lorsque le chiffre d’affaires de votre entreprise est élevé, la meilleure solution consiste à utiliser une imprimante thermique pour accélérer la création des étiquettes et garantir leur durabilité.
Le format standard des étiquettes pour colis est de 10 × 15 centimètres, mais d’autres formats courants sont 15 × 7 et 10 × 10 centimètres. Si vous utilisez une imprimante thermique, vous pouvez facilement vous procurer des rouleaux d’étiquettes.
Conclusion
Vous connaissez maintenant l’importance des étiquettes pour les envois de colis, ainsi que tous les éléments et données qui doivent être collectés pour un envoi correct.
Vous savez également que vous pouvez imprimer le bordereau de livraison de vos colis sur une feuille de papier normal et la recouvrir ou utiliser une imprimante thermique pour la rendre plus résistante et éviter qu’elle ne soit endommagée pendant le transport.
Nous espérons qu’avec ce guide, vous saurez comment créer vos propres étiquettes et quelles données clients vous devez vérifier avant de les créer.